چگونه برنامه ريزي كنيم تا موفق شويم؟

چگونه برنامه ريزي كنيم تا موفق شويم؟

براي اين‌كه بتوانيد با يادگيري اصول اين مهارت به موفقيت برسيد، گام‌هاي زير را به ترتيب انجام دهيد. اجراي اين گام‌ها به شما كمك مي‌كنند تا برنامه‌اي قابل اجرا و متناسب با توانايي‌ها و اهداف‌تان بنويسيد.

پيشنهاد مي‌كنم از همين ابتدا، برگه‌ و قلم در كنارتان داشته باشيد تا بتوانيد آموزش‌ها را همزمان پيش ببريد. در اين صورت مي‌توانيد به هر چالشي كه برخورد كرديد، در كامنت‌ها از ما بپرسيد.

1)شناخت خود

قبل از هر كاري ابتدا سعي كنيد به خودشناسي برسيد. به اين معني كه به شناخت كاملي از توانايي‌ها، استعدادها و مهارت‌هاي‌تان دست پيدا كنيد. در اين صورت مي‌توانيد برنامه‌اي بنويسيد كه اجراي آن براي شما راحت‌تر بوده و با رسيدن به هر موفقيتي، انرژي لازم براي ادامه راه را به دست آوريد.

ممكن است شما در برنامه روزانه خود كاري را بنويسيد كه انجام آن از عهده شما خارج است و يا زمان زيادي را از شما تلف مي‌كند. اين اتفاق به دليل عدم خودشناسي رخ مي‌دهد و يكي از مهم‌ترين دلايل عمل نكردن به انجام برنامه‌ها است.

براي مثال ممكن است شما بخواهيد نقاشي را به‌طور حرفه‌اي بياموزيد و از همان ابتداي كار براي آن طرح‌ريزي كنيد، وسيله بخريد و كلاس برويد. اما اصلا به اين نكته توجه نكنيد كه آيا استعداد يادگيري اين مهارت را داريد يا نه. در نتيجه اگر در يادگيري اين مهارت استعداد لازم را نداشته باشيد و بعد از صرف زمان و هزينه به نتيجه مطلوب‌تان نرسيد، اين باور در شما شكل مي‌گيرد كه توانايي يادگيري هيچ مهارتي را نداريد و در انجام هر كاري شكست مي‌خوريد.

2)چگونه برنامه ريزي كنيم :نوشتن ليست اهداف

دومين اقدام براي داشتن برنامه ريزي موفق اين است كه ليست كاملي از اهداف‌تان را بنويسيد. هر آن‌چه در ذهن‌تان وجود دارد و مي‌خواهيد به آن برسيد را بايد روي كاغذ بياوريد. سعي كنيد همه چيز را بنويسيد، حتي اهدافي كه رسيدن به آن‌ها را غير ممكن مي‌دانيد.

يك نكته مهم را بايد به ياد داشته باشيد، نوشتن ليست اهداف در يك مرحله انجام نمي‌شود. ممكن است در طول روزهاي آينده كارها و اهداف ديگري را نيز به ياد بياوريد. بنابراين آن‌ها را به ليست كارهاي‌تان اضافه كنيد.

برايان تريسي در فصل اول كتاب قورباغه‌ات را قورت بده نوشته است: «شفاف‌سازي احتمالا مهم‌ترين بخش كارايي شخصي است. اصلي‌ترين دليل اين‌كه بعضي‌ها كارهاي بيشتري را در كمترين زمان به انجام مي‌رسانند، اين است كه آن‌ها كاملا از اهداف و خواسته‌هاي‌شان خبر دارند، كارهاي‌شان را با اطمينان انجام مي‌دهند و از همه مهم‌تر از مسيرشان منحرف نمي‌شوند.»

راهكار

طوفان فكري انجام دهيد. به اين صورت كه لازم است 20 دقيقه در مكاني ساكت بنشينيد و به دور از گوشي همراه، وسايل ارتباطي و عوامل حواس‌پرتي به اهداف‌تان فكر كنيد و تمامي موارد را بنويسيد. در طول روز هم هر چيزي كه به ذهن‌تان آمد را به ليست اضافه كنيد.

3)تقسميم‌بندي كارها

در گام سوم كارهايي كه نوشته‌ايد را به سه دسته تقسم كنيد:

• الف-كارهايي كه خودتان بايد انجام دهيد،

• ب-كارهاي كه مي‌توانيد به ديگران واگذار كنيد،

• ج-و كارهايي كه به كلي بايد حذف كنيد.

دراين مرحله كارهايي كه بايد انجام دهيد، شفاف و واضح شده و بخشي از آن‌ها نيز حذف مي‌شوند. در نتيجه ليست شما كوتاه‌تر شده و تنها كارهاي پر اهميت‌تر باقي خواهند ماند.

4)چگونه برنامه ريزي كنيم :اولويت‌بندي كردن كارها

چهارمين اقدامي كه براي برنامه ريزي موفق بايد انجام دهيد، اولويت‌بندي كردن كارها است. انجام صحيح اولويت‌بندي كارها در طول روز، هفته، ماه و سال باعث پيشرفت و رشد سريع شما مي‌شود. در اين بخش مي‌توانيد كارها را به چهار دسته تقسيم كنيد:

1.كارهاي اورژانسي: اين كارها را كارهاي مهم و فوري مي‌نامند. به اين معني كه كارها به مرحله‌اي رسيده‌اند كه بايد به سرعت انجام شوند. براي مثال دندان درد داريد و بايد به دندانپزشك مراجعه كنيد. افرادي كه كارهاي اورژانسي را به موقع انجام مي‌دهند، بيشتر از ساير افراد، موفق هستند.

2.كارهاي ذكاوتي: اين كارها، مهم و غيرفوري هستند. اگر مي خواهيد در زندگي موفق شويد و به خواسته‌هاي‌تان برسيد، بايد اين بخش از كارها را بيشتر انجام دهيد مانند آموزش ديدن، مطالعه كردن و… .

افراد بسيار موفق و باهوش در اين دسته قرار مي‌گيرند، زيرا در موقعيت‌هاي خاص مي‌توانند بهتر از ديگران عمل كنند. به اين دليل كه هر كاري را قبل از اين‌كه نياز داشته باشند، مي‌آموزند و مي‌توانند زودتر از ديگران از فرصت‌هاي پيش آمده، استفاده كنند. اما ديگران در مواجهه با هر فرصتي، در ابتدا مجبور مي‌شوند به يادگيري مهارت‌هاي لازم روي بياورند.

3.كارهاي بطالتي: اين دسته از كارها، غير مهم و فوري هستند. انجام اين كارها باعث هدر رفتن زمان‌تان مي‌شود مانند پاسخ دادن به اغلب تماس‌هاي تلفني و يا پرداخت قبوض. اين قبيل كارها را مي‌توان به راحتي به ديگران واگذار كرد و به انجام كارهاي مهم‌تر پرداخت.

4)كارهاي حماقتي: اين دسته از كارها، غير مهم و غير فوري هستند. كارهايي كه براي فرار از كارهاي ضروري روزمره انجام مي‌شوند. مانند چك كردن بي‌دليل گوشي همراه، نگاه كردن به فيلم‌هاي بي‌محتوا و… . اين نوع كارها را حماقت مي‌ناميم زيرا به جز اتلاف وقت هيچ سود ديگري ندارند.

نكته مهم

نكته اول در اولويت‌بندي كردن كارهاي‌تان اين است كه روياپردازي را كنار بگذاريد و كارهايي را در اولويت قرار دهيد كه انجام‌شان براي شما ممكن باشند.

دومين نكته‌اي كه بايد به آن توجه كنيد اين است كه برخي از افراد تمايل دارند به تمام اهدافي كه براي خود تعيين كرده‌اند، به يك‌باره برسند و در نتيجه براي تمام آن‌ها برنامه مي‌چينند. بنابراين نكته دومي كه بايد رعايت كنيد اين است كه اين ذهنيت را از خود دور كنيد و اهداف مهم‌تر را در اولويت‌هاي بالاتر قرار دهيد.

5)نوشتن ليستي از محدوديت‌ها

يكي ديگر از گام‌هاي برنامه ريزي موفق ، پيش‌بيني محدوديت‌ها و مشكلات است.

براي اين‌كه بتوانيد در برخورد با موانع و مشكلات عملكرد مناسبي داشته باشيد، ليستي از محدوديت‌ها و موانعي كه بر سر راه‌تان وجود دارند را بنويسيد. سپس در مقابل هر كدام بنويسيد كه در مواجهه با آن‌ها بايد چه عملكردي داشته باشيد.

براي مثال به اين فكر كنيد كه در نيمه راه انجام دادن كارهاي‌تان به هزينه‌اي بيش از آن‌چه در نظر گرفته‌ايد، نياز پيدا كنيد. سپس بنويسيد كه اگر اين اتفاق افتاد شما چگونه مي‌توانيد اين مقدار پول را تهيه كنيد. مي‌توانيد وام بگيريد، از ديگران قرض كنيد و… .

بهتر است چندين راهكار براي حل هر مشكل يادداشت كنيد تا حداقل يكي از آن‌ها موثر واقع شوند.

6)چگونه برنامه ريزي كنيم :چك ليست روزانه

به‌طور حتم كارهايي هستند كه بايد به صورت روزانه آن‌ها را تكرار كنيد، چه كارهاي مربوط به منزل و چه كارهاي مربوط به كسب و كاري كه به آن مشغول هستيد.

براي انجام اين كارها چك ليستي جداگانه درست كنيد تا بتوانيد برنامه‌هاي روزانه را بهتر بنويسيد و در انجام آن‌ها موفق‌تر عمل كنيد. زيرا در اين صورت به خوبي مي‌دانيد كه انجام كارهايي كه به‌طور روزانه انجام مي‌‌دهيد، به چه اندازه زمان نياز دارند.

7)پيدا كردن 20 درصدي‌ها

قانون 20/80 كه توسط ويلفرد پارتو مطرح شده است، يكي از مفيدترين قوانين مديريت زمان است. اين قانون به صورت زير تعريف مي‌شود:

80 درصد موفقيت‌هايي كه در كارهاي‌تان به دست مي‌آوريد، حاصل 20 درصد از فعاليت‌هاي شما هستند.

براي مثال 80 درصد از درآمد يك فروشنده، حاصل فروش 20 درصد از اجناسش است .

از اين قانون در نوشتن برنامه‌هاي روزانه نيز مي‌توانيد استفاده كنيد. به ياد داشته باشيد كه تنها 20 درصد از كارهاي شما باعث رشد بيشترتان مي‌شوند. بنابراين در برنامه‌ريزي‌هاي روزانه بيشتر بايد به 20 درصد اول اهميت داده و زمان بيشتري را به آن‌ها اختصاص دهيد.

20درصدي‌ها را از كجا پيدا كنيم؟

براي يافتن 20 درصدي‌ها كافي است به بررسي فعاليت‌هاي گذشته خود توجه كنيد. يكي از مهم‌ترين فوايد نوشتن كارهاي روزانه، پيدا كردن 20 درصد از كارهاي مهم‌تر است. با يافتن آن‌ها مي‌توانيد به پاسخ اين سوال برسيد كه چگونه برنامه ريزي كنيم تا موفق شويم.

براي مثال اگر شما 10 كار را در دفترچه يادداشت خود بنويسيد و آن‌ها را اولويت‌‌بندي كنيد، 2 مورد اول جزو 20 درصدي‌هاي مهم هستند.

استفن كاوي، نويسنده، تاجر و سخنران انگيزشي آمريكايي معتقد است: «اگر نردبان را روي ديوار مناسب تكيه نداده باشيد، هر قدم‌تان روبه بالا سريع‌تر شما را به نقطه اشتباه نزديك مي‌كند.»

8)شروع روز با كارهاي مهم

كارها و فعاليت‌هاي روزانه خود را با انجام مهم‌ترين‌ها آغاز كنيد. افرادي كه ليست كارهاي‌شان را مي‌نويسند اما از كارهاي كوچك شروع مي كنند، در پايان روز پيشرفت زيادي نخواهند داشت. اين دسته از افراد با اين‌كه در طول روز كارهاي بسياري را انجام مي‌دهند اما پيشرفت زيادي ندارند. زيرا كارهايي كه جزو 20 درصد مهم هستند را انجام نداده‌اند و به انجام كارهايي پرداخته‌اند كه ساده‌تر و لذت‌بخش‌تر بوده‌اند.

لازم است بدانيد زماني كه ابتداي روز را به انجام كارهاي كوچك‌تر مي‌پردازيد، انرژي كافي براي انجام كارهاي مهم‌تر را نداريد و بدون شك آن‌ها را انجام نمي‌دهيد. اين نكته را بدانيد كه ذهن تنبل ما دوست دارد كارهاي ساده و پيش‌پا افتاده را انجام دهد تا كارهاي مهم‌تر و سخت‌تر را.

البته برخي از افراد نيز تصور مي‌كنند كه انجام كارهاي كوچك‌تر و ساده‌تر به آن‌ها كمك مي‌كند تا كارهاي بيشتري را در طول روز انجام دهند. اما از اين موضوع مهم غافل هستند كه براي رسيدن به اهداف بايد به كارهايي كه در اولويت قرار دارند، پرداخته شود.

كارهاي روزانه خود را با انجام كارهاي مهم شروع كنيد.

9)در نظر گرفتن پيامدها

گام مهم بعدي، در نظر گرفتن پيامد انجام كارها است.

قبل از نوشتن و انجام هر كاري ابتدا از خودتان بپرسيد كه اگر اين كار را انجام دهم چه پيامدي براي من دارد و اگر آن را انجام ندهم چه پيامدي؟ اين كار باعث مي‌شود تا به اهميت كارهايي كه قرار است انجام دهيد، بيشتر پي ببريد و به انجام كارهايي در طول روز بپردازيد كه پيامدهاي مثبت زيادي براي شما دارند.

قانون كارايي اجباري مي‌گويد: «هرگز وقت كافي براي انجام همه كارها نيست، ولي هميشه وقت كافي براي انجام مهم‌ترين كارها هست.»

10)چگونه برنامه ريزي كنيم تا موفق شويم :استراحت كردن

در برخي از مواقع، افراد برنامه‌هاي خود را به گونه‌اي مي‌نويسيد كه انگار آدم آهني هستند و هيچ كاري به جز انجام برنامه‌هاي روزانه خود ندارند. نوشتن برنامه به اين صورت كاملا اشتباه است. زيرا باعث مي‌شود تنها در چند روز اول كه انرژي بالايي داريد، به انجام تمام برنامه پايبند بمانيد و بعد از گذشت چند روز از ادامه راه منصرف شويد.

در برنامه‌ريزي‌هاي‌تان حتما زماني براي استراحت و تفريح در نظر بگيريد تا انرژي و توان لازم براي ادامه راه را به دست آوريد. در غير اين صورت بعد چند روز از ادامه راه منصرف خواهيد شد.

11)پاداش دادن به خود

در صورتي كه توانستيد برنامه‌هاي‌تان را با موفقيت انجام دهيد و به اهداف‌تان برسيد، بايد به خودتان پاداش دهيد. نكته‌اي كه در پاداش دادن بايد حتما به آن توجه كنيد اين است كه مقدار پاداش اصلا مهم نيست، اما تعداد آن مهم است.

يعني به جاي اين‌كه براي مثال در يك مرحله يك كيلو شكلات به خودتان پاداش بدهيد، اين كار را در 10 مرحله دهيد. اين‌گونه اثرگذاري پاداش بيشتر است. در پاداش دادن هم به سراغ خريد وسايل گران‌قيمت نرويد تا بتوانيد با رسيدن به موفقيت بعدي، بار ديگر به خودتان پاداش دهيد.